Komunikácia a efektivita ako IT riešenie

To ako predávame, pracujeme a komunikujeme prešlo v posledných dvoch rokoch zásadnými zmenami. Videli sme skokový presun do online prostredia a tiež prelom vo vnímaní toho, čo všetko budeme robiť online.

Na otázky o tom ako firmy tento prechod zvládli, ako sú pripravené na jeho pokračovanie a aké príležitosti zmeny priniesli, odpovedali riaditeľ K_CORP Peter Košalko a Špecialista na riešenie Online Komunikácia K_CORP Kamil Hudzik.

Páni ako by ste popísali situáciu na trhu z pohľadu IT firmy?

Hlavne si myslím, že zmeny, ktoré predtým prichádzali pozvoľna alebo zreli takpovediac pod povrchom, dostali v posledných dvoch rokoch niekoľkofaktorový impulz na zrýchlenie.

Vidíme skok v tom ako rýchlo chcú firmy reagovať na meniacu sa situáciu, napríklad vo vzdialenej práci a všeobecne komunikácii. Tiež sú otvorenejšie informáciám a aktívnejšie mapujú možnosti nástrojov vzdialeného predaja, chcú viac bezpečnosti, automatizácie, ale posun vidno aj v iných oblastiach.

Napríklad vo forme poskytovania IT služieb. Badáme vyšší záujem o prenájom, ktorý je možné účtovať priebežne v operatívnych nákladoch, OPEX-och, a tiež vzrastá dopyt po plnom outsourcingu služieb, kde zákazníci kupujú iba výkon a o jeho realizáciu sa fakticky nestarajú.

Otázky a priority firiem sa trochu zmenili. Rozšíril sa ich záber a akoby sa trochu vrátili k základným pojmom, kedy klienti hľadajú povedzme efektivitu. K tradičným debatným partnerom sa tiež vo vyššej miere pridali vedúci ľudských zdrojov, manažéri procesov, školy, úrady, aj menšie firmy a živnostníci. To ešte nedávno nebolo štandardom.

Čo hľadajú?

Často lepšie ako improvizované riešenia vzdialenej komunikácie. Majú s ňou už prvú intenzívnu skúsenosť rôznych úrovní a chcú spoľahlivosť a dôveru v podobe odborného garanta a správneho nástroja. Tiež vidia, že v mnohých oblastiach vzdialenou komunikáciou ohromne ušetrili na cestovaní a podobne. Vidia možnosť v tom, ako investíciou do kvalitného online spojenia šetriť a aj dohnať prípadné výpadky z posledných rokov.

Tiež vnímame nový spôsob kladenia si otázky o produktivite zamestnancov. Podnikatelia sa na to často pozerajú veľmi priamočiaro: “Keď fungujem v prostredí rastúcej ceny práce, ako viem zvýšiť produktivitu svojich zamestnancov? Čo im k tomu potrebujem zabezpečiť?”

Firmy si tiež viac uvedomili, že napríklad predaj a povedzme riadenie ľudských zdrojov či procesov majú rovnakú potrebu – komunikáciu. Zamestnanci aj klienti sú zrazu na druhej strane obrazovky a firmy chcú túto realitu riešiť na profesionálnej úrovni.

Sú firmy pripravené na zmenu ktorá nastala?

Ako ktoré. Bol to pre všetkých veľký skok, museli sme improvizovať a obdobie stabilizácie a plného uvedomenia si zmeny, ktorá nastala a už nikam neodíde, ešte len začalo.

Skôr myslím, že nie. (smiech) Treba ale povedať, že firmy, ktoré to poňali či už ako hrozbu alebo príležitosť a modernizovali smerom do online priestoru, roztvorili medzi sebou a svojou konkurenciou veľké nožnice. Budú z toho ťažiť. Ak už niekto má nejaký postup na to, ako svoje produkty a služby predávať online so spoľahlivým prenosom, v kvalite, ktorá sa približuje stavu naživo, a navyše zaujímavo, má na novú situáciu vyškolený personál a podobne, má zásadne navrch.

Hybridná práca je novou realitou. Nikam neodchádza a ak má byť efektívna a ľuďmi prijímaná, potrebuje patričné zázemie.

Čo spravili firmy o ktorých hovoríme, že to zvládli, inak?

Nepriaznivú situáciu pochopili ako impulz sa inovovať. Možnosť pracovať vzdialene na čomkoľvek má takmer okamžite merateľné benefity v nákladovosti, efektivite. Videli za opar nepohody zo zmeny.

Áno, súhlasím. Zmeny prinášajú istú úroveň nepohody a tlaku. Firmy, ktoré tento prechod zvládli, podľa mňa zvládli hlavne zmenu organizácie a spôsobu práce. Zdravo sa prispôsobili. Hľadali nástroje, ktoré potrebovali a našli ich.

“Ak už niekto má nejaký postup na to, ako svoje produkty a služby predávať online so spoľahlivým prenosom, nerozpixelovane, zaujímavo, má na novú situáciu vyškolený personál a podobne, má zásadne navrch.”

Mení sa správanie ľudí, keď komunikujú online?

Určite. Mám dojem, že keď ľudia komunikujú z prostredia, ktoré považujú za domáce alebo bezpečné, sú viac otvorení. Tá kamera ich tak neodhaľuje a povedia viac ako na cudzej alebo neutrálnej pôde. To je podľa mňa dobre. Minimálne to pomáha introvertom a to je polovica populácie. (smiech)

Áno je tam vplyv, ale nemyslím že je nejak radikálny. Stále riešime tie isté témy, úlohy.

Čo chápe K_CORP pod pojmom Online Komunikácia?

Pre nás je to softvérové a hardvérové riešenie pre komunikáciu v online priestore pre kohokoľvek. Náš interný slovník potom ďalej rozlišuje či pracujeme s jednoduchou licenciou na prenosový software alebo robíme komplexnejšie riešenie a vybavujeme zasadačku či iné pracovisko aj hardvérom. . Práve tie najrobustnejšie riešenia nazývame Online pracovisko alebo SMART pracovisko či SMART zasadačka. Istým spôsobom sem ale spadá každé riešenie z nášho portfólia postavené na základe Cisco Webex.

Ako hovorí kolega. Hlavne je to o vykrytí potreby komunikácie v rôznych úrovniach. Povedzme online lektori jazykov či právnici a účtovníci majú iné potreby ako predajcovia áut, či výrobný závod. Všetci ale potrebujú spoľahlivé bezpečné riešenie komunikácie s možnosťami.

Čo myslíte možnosťami?

Je to hlavne profesionalizácia. A to znamená kvalitný prenos obrazu a zvuku, bezpečnosť prenosu a dát, možnosti posielať správy, nahrávať prenos, hlasovať v rámci debaty, klásť otázky, vybrať si adekvátny hardvér, vytvárať v riešení tímy, pracovať na spoločných dokumentoch a podobne. Jednoducho komplexné riešenie až po tipy a triky ako redukovať ozvenu v miestnosti.

Klienti si okrem technickej stability a funkcionalít tiež pochvaľujú možnosť, že v očiach svojich klientov sú tou modernizujúcou stranou. Stranou, ktorá si veci naštudovala a po dvoch rokoch rozpixelovaných prenosov a opakovania vety “počujeme sa?” situáciu vyriešila. Poskytnutie modernej platformy s kvalitným prenosom je pre nich otázkou značky a prestíže. Aj to je žiadaná možnosť. Hlavne živnostníci, slobodné povolania, takzvaní freelanceri a všeobecne menšie firmy, ktoré pracujú na svojej značke túto možnosť veľmi vítajú.

Čo je hlavným prínosom takejto profesionalizácie?

Od IT firmy to už znie ako fráza, ale v prvom rade efektivita. Jeden príklad za všetky. Zrazu je tu plne akceptovateľná možnosť uzatvárať obchody cez obrazovky zariadení. Navyše s ňou má už takmer každý skúsenosť. Len jednoduché porovnanie využitia času obchodného zástupcu, ktorý sa na stretnutie presúva autom, potom vedie stretnutie a potom sa vracia do kancelárie je oproti online web konferencii závratný.

Z praxe už vieme, že vybavenie zamestnanca našou službou Smart pracovisko znamená nárast nákladov o necelé 3%, ale zvýšenie výkonu aj viac ako o 20%.

Efektivita a jej vyčíslenie zaujíma hlavne top manažment, ale aj iní zamestnanci získavajú správny nástroj, ktorý im umožňuje pracovať rýchlejšie na konkrétnych úlohách. Lepšie povedané, kratšie ich organizovať. Všetko má lepší spád. Hlavne vo väčších organizáciách sa potreba organizovať viacero ľudí na jeden mohutný osobný míting ukazuje ako veľký zdroj frustrácie, ktorý je ale týmto riešením odstrániteľný. Veľké mítingy a dlhé šoférovania drahých, vyškolených ľudí celkovo idú do úzadia. Aj keď sa niekoľkí alebo niektorí ľudia stretnú osobne, môžu si operatívne prizvať ďalších potrebných odborníkov na hybridné stretnutie. Dvaja v miestnosti pod Tatrami, jeden v Prahe, ďalší v Singapure.

Zaujímavý bočný efekt nášho riešenia je vyššia spokojnosť zamestnancov. Keď majú veci spád, ľudia sú spokojnejší, rýchlejšie plnia úlohy a môžu tak mať viac času pre seba.

Treba povedať, že nášmu riešeniu tu hrá do karát obrovský zvrat v povedomí. Obchodovať a pracovať týmto spôsobom nebolo bežné a sčasti ani akceptované. Už je. Efektivita teda znamená aj rozšírenie obchodného dosahu firmy ďaleko za hranice regiónu či krajiny.

Redefinované pracovné miesto sa nachádza presne tam kde Vy a Vaši zamestnanci. Minimalizujete tak prestoje pri riešení úloh čo posilňuje celkovú efektivitu aj spokojnosť klientov a zamestnancov.

Prečo vlastne nestačia bežne dostupné freeware-y?

Tu sme opäť pri tej improvizácii. Oni stačia. Ale tak ako stačí na cestu z Bratislavy do Trnavy bicykel. Je to zvládnuteľné, ale… Už len keď zohľadním kvalitu prenosu a jeho bezpečnosť, je freeware argument, ktorý dožíva. Tiež ale vieme, že nepresvedčíme každého a to je normálne a v poriadku. Freeware máme paradoxne radi, pomáha nám demonštrovať rozdiel medzi bicyklom a špičkovým autom.

Často tiež firmám stačia tieto riešenia preto, lebo nepoznajú iné možnosti alebo sa im zdajú pridrahé či komplikované. Ani jedno nie je pravda, ale rešpektujeme fakt, že sme ako predajcovia riešenia v štádiu osvety.

“Obchodovať a pracovať týmto spôsobom nebolo bežné a sčasti ani akceptované. Už je. Efektivita teda znamená aj rozšírenie obchodného dosahu firmy ďaleko za hranice regiónu, či krajiny.”

Ako ste sa dostali k vytvoreniu tohto riešenia?

Úplne na začiatku sme riešili vlastnú potrebu. Pátrali sme po možnostiach a testovali. Nakoniec to u nás vyhralo Cisco so svojím Webexom ako progresívne riešenie s výborným hardvérom. Po čase, keď sme pochopili, že sme s tým riešením a zmenou práce natoľko zžitý, že už nejde o alternatívu, ale o primárne riešenie, išli sme s tým za klientami.

Len dodám, že vývoj riešenia potom určovala aj spätná väzba od klientov samotných a ich špecifické potreby.

Ako sa prejavila na službe integrácie produktu slovenského startupu Slido?

Spojenie síl Cisco a Slido nás milo prekvapilo. Klienti si spojenie pochvaľujú. Samo o sebe je Slido výborný nástroj.

Slido malo skvelú povesť aj pred tým, do nášho riešenia toto posilnenie Cisco Webex-u zapadá vynikajúco. Zachytil som iba pozitívne ohlasy.

Smart zadačka K_CORP spája moderné technológie, dizajn a kvalitu do jedného funkčného celku.

Akým spôsobom sa bude riešenie rozvíjať?

V dohľadnej dobe bude viac a hlbšie integrovať prvky umelej inteligencie. Napríklad spraví zápis minútky zo stretnutia na základe hlasových pokynov. Rovnako na základe hlasových pokynov, povedzme frázy, “Úlohy sú” zaznamená vyplývajúce úlohy a zodpovedných. Rýchlosť, komplexnosť, jednoduchosť sú fronty, ktoré sa vzájomne v tomto riešení stretávajú.

Áno, bude integrovať ďalšie funkcionality na základe A.I. a zrýchľovať.

“Po čase, keď sme pochopili, že sme s tým riešením a hlavne zmenou myslenia, práce, natoľko zžitý, že už nejde o alternatívu, ale o primárne riešenie, išli sme s tým za klientami.”

Čo je najväčším prínosom riešenia pre K_CORP?

Sledované z výšky ako používatelia benefitujeme hlavne z možnosti získavať klientov kdekoľvek. A to myslím doslova. Riešenie Online Komunikácia je pre nás nástrojom rastu. V detaile potom aj z toho, že tento nástroj umožnil zmeniť koncept dlhých všeobsiahlych mítingov s mnohými účastníkmi na krátke adresné výmeny pomocou správ, hovorov. Celkovo nás odbremenil. Tiež takto vzdialene nakupujeme služby, expertízu, ktorú nechceme budovať v rámci firmy alebo potrebujeme len dočasne a podobne. Miera agility takejto spolupráce je obrovská.

V realite máme tímy vyskladané z ľudí fyzicky pracujúcich v Spišskej Novej Vsi, Poprade, Bratislave a iných lokalitách. Niektorí ich členovia sa osobne ani nevideli a funguje to úplne hladko. Z môjho pohľadu je to revolučný spôsob ako dávať dokopy ideálne riešenia na konkrétne situácie a poskytovať top služby, moderným spôsobom, rýchlo a bez predražovania. Dopyt po tomto prístupe v krátkej dobe exploduje.

Presuňme sa od biznisového pohľadu k technickému. Na čo sa majú pri integrácii pripraviť odborníci na strane klienta?

Toto je dosť individuálne, ale s kľudom tu poviem, že riešenie je integračne nenáročné. Vždy ide o kvalitný značkový hardware a stabilný software, ktorý je široko kompatibilný jednak so zariadeniami, prípadne aj inými softwarmi. K prípadom tiež pristupujeme jednotlivo. Integračnú mapu navrhneme ako jeden z prvých krokov a vždy sa potešíme odbornému pohľadu na strane klienta.

Zadarmo integrácia nikdy nie, chce svoju pozornosť. V tomto sme realisti. Ale veľmi dobre pripravený realisti. IT na strane klienta každopádne nečaká nič výrazne neštandardné a podľa rozsahu riešenia všetko podrobne dohodneme. Aby som sa ale ako človek v teréne nevyhýbal odpovedi, treba pamätať zhruba na toto:

S firmami si prechádzame či chcú len zlepšiť komunikáciu alebo aj zvýšiť efektivitu spolupráce. Integrácia riešenia totiž prináša rad zmien, ktoré keď firmy prijmú, dostanú vyššiu zorganizovanosť, dostupnosť a ďalšie benefity. Chce to ale do istej miery opustiť tradičný spôsob fungovania, čo otvorene vysvetľujeme a intenzívne diskutujeme ich možnosti a limity v rámci techniky, nákladov, procesov.

Tiež je pri integrácii dôležité, či ide o zmenu spôsobu komunikácie smerom k zákazníkovi alebo aj dovnútra firmy. Byť zákazníkom nablízku aj v online priestore je jednoznačná voľba pre predaj, ale veľký zmysel to má aj dovnútra firmy, voči zamestnancom. Prichádza s tým oveľa vyššia flexibilita v riešení úloh.

Ďalšou otázkou je, či firma plánuje online alebo hybridné riešenie.

A viac detailne potom integrácia obnáša zoznam užívateľov, ktorým vytvoríme kontá, určuje sa admin a následne je to o školení a používaní.  Ak integrujeme SMART zasadačku, tam je to už trochu viac aj o hardvéri. Spolu s klientami napríklad určujeme správne pozície a znovu sa zameriavame na školenia – správnu adopciu riešenia.

Dobrý celok vzniká spojením dobrých detailov. Top softvér podporuje spoľahlivý hardvér.

Bude nakoniec všetko online?

V dohľadnej dobe nie. Sme ľudia, sociálne tvory, potrebujeme aj osobný kontakt. Teraz sme k nemu len pridali ďalšie možnosti a dobehli inovačný dlh, lebo táto možnosť tu bola aj predtým. Sám preferujem osobné stretnutia, ale nemusíme ho mať pri každej drobnosti, parciálnej úlohe. Toto je doba prispôsobenia sa a integrácie nového.

Ak vieme byť efektívnejší v riešení pracovných úloh, máme zároveň možnosť tráviť viac času spolu osobne. Všetko online ani nemôže byť.

Ak by ste im mali dať jednu radu firmám, čo by to bolo?

Nech si prebiehajúcu zmenu zasadia do kontextu. Napríklad nech sa pozrú na adopciu mobilných telefónov v posledných 20-tich rokoch, adopciu online predaja a nákupu v posledných 10-tich rokoch a masívny presun všetkej komunikácie, vrátane práce a obchodu, do online priestoru v posledných dvoch rokoch a vyvodia z toho závery pre svoje odvetvie a firmu.

Nech s riešením svojej online dostupnosti neváhajú. Stále viac sa kvalitatívne približuje osobnému kontaktu a tým odstraňuje svoj hendikep. Myslím, že tejto zmene sa nikto nevyhne a je obrovskou príležitosťou.

Spýtajte sa na riešenie pre vašu firmu, rozpočet či iné otázky na:

Spoločnosť K_CORP

bola založená v roku 2002, jej hlavnou myšlienkou bolo a je poskytovanie KOMPLEXNÝCH IT SLUŽIEB. Na začiatku to bol veľmi odvážny cieľ, ktorý sa nám postupne podarilo naplniť. Naša predstava bola, aby zákazník mal len jedno „telefónne číslo“, na ktoré keď zavolá tak bude mať vyriešene všetky požiadavky spojené nie len s fungovaním informačných technológií, ale aj ich rozvojom.

Určite k biznisu patrí šťastie a my sme ho mali. V čase, kedy sme začali podnikať bol relatívne veľký prílev zahraničných investícií, ktoré sa nám podarilo získať do nášho portfólia a na základe dobrých skúseností s našimi službami prichádzali ďalšie a ďalšie. Dnes poskytujeme rôzne druhy služieb pre viac ako 100 zákazníkov pôsobiacich na celom Slovensku. Sme hrdí na to, že zamestnávame približne 50 kvalitných IT odborníkov pôsobiacich na rôznych úrovniach a projektoch.

K_CORP sa IT riešeniami zaoberá už 20 rokov.
Hybridná práca je novou realitou. Nikam neodchádza a ak má byť efektívna a ľuďmi prijímaná, potrebuje patričné zázemie.
Redefinované pracovné miesto sa nachádza presne tam kde Vy a Vaši zamestnanci. Minimalizujete tak prestoje pri riešení úloh čo posilňuje celkovú efektivitu aj spokojnosť klientov a zamestnancov.
Smart zadačka K_CORP spája moderné technológie, dizajn a kvalitu do jedného funkčného celku.
Dobrý celok vzniká spojením dobrých detailov. Top softvér podporuje spoľahlivý hardvér.
K_CORP sa IT riešeniami zaoberá už 20 rokov.